Стандарттык операциялык процедураны кантип жазуу керек: 15 кадам

Мазмуну:

Стандарттык операциялык процедураны кантип жазуу керек: 15 кадам
Стандарттык операциялык процедураны кантип жазуу керек: 15 кадам

Video: Стандарттык операциялык процедураны кантип жазуу керек: 15 кадам

Video: Стандарттык операциялык процедураны кантип жазуу керек: 15 кадам
Video: СОП тамырга ичине жазалуучу инъекция 2024, Март
Anonim

Стандарттык операциялык жол-жобо (SOP)-тапшырманы кантип аткаруу боюнча этап-этабы менен маалыматтан турган документ. Учурдагы SOPту жөн эле өзгөртүү жана жаңыртуу керек болушу мүмкүн, же сиз нөлдөн баштап жазууга туура келген сценарийде болушуңуз мүмкүн. Бул коркунучтуу угулат, бирок бул чынында эле текшерүү тизмеси. Топту айлантуу үчүн 1 -кадамды караңыз.

Кадамдар

3төн 1 бөлүк: СОПту форматтоо

Стандарттык иштөө жол -жобосун жазыңыз 1 -кадам
Стандарттык иштөө жол -жобосун жазыңыз 1 -кадам

Кадам 1. Форматыңызды тандаңыз

SOP жазуунун туура же туура эмес жолу жок. Бирок, сиздин компанияда, балким, форматтоонун көрсөтмөлөрүнө кайрыла турган SOPтордун саны бар, алар муну кантип жасоону каалашат. Андай болсо, шаблон катары мурдатан бар SOPторду колдонуңуз. Болбосо, сизде бир нече вариант бар:

  • Жөнөкөй кадамдар форматы. Бул күнүмдүк процедуралар үчүн, кыска, мүмкүн болгон жыйынтыктары аз жана чекитке карата адилеттүү. Керектүү документтерден жана коопсуздук эрежелеринен тышкары, бул окурманга эмне кылуу керектигин айткан жөнөкөй сүйлөмдөрдүн тизмеси.
  • Иерархиялык кадамдар форматы. Бул, адатта, узак процедуралар үчүн - он кадамдан ашык, кабыл алуу, тактоо жана терминология боюнча бир нече чечимдерди камтыйт. Бул, адатта, абдан маанилүү тартипте субстептери бар негизги кадамдардын тизмеси.
  • Блок -схеманын форматы. Эгерде процедура мүмкүн болгон жыйынтыктардын дээрлик чексиз картасына окшош болсо, блок -схема сиздин эң жакшы коюмуңуз болушу мүмкүн. Бул жыйынтыктар дайыма эле болжолдуу боло бербесе, сиз тандап алышыңыз керек.
Стандарттык операция жол -жобосун жазыңыз 2 -кадам
Стандарттык операция жол -жобосун жазыңыз 2 -кадам

2 -кадам. Аудиторияңызды эске алыңыз

SOP жазуудан мурун үч негизги факторду эске алуу керек:

  • Аудиторияңыздын мурунку билими. Алар сиздин уюм жана анын жол -жоболору менен таанышпы? Алар терминологияны билишеби? Сиздин тилиңиз окурмандын билимине жана инвестициясына дал келиши керек.
  • Көрүүчүлөрүңүздүн тил жөндөмдүүлүгү. Сиздин тилде сүйлөбөгөн адамдар сиздин СОПту "окуп" калуу мүмкүнчүлүгү барбы? Эгерде бул маселе болсо, анда аннотацияланган сүрөттөрдү жана диаграммаларды кошуу жакшы.
  • Сиздин аудиториянын өлчөмү. Эгерде сиздин SOPту бир убакта бир нече адам окуп жатса (ар кандай ролдордо), сиз документти пьесадагы сүйлөшүүгө окшоштурушуңуз керек: 1 -колдонуучу бир иш -аракетти бүтүрөт, 2 -колдонуучу ж.б.у.с. Ошентип, ар бир окурман жакшы майланган машинанын ажырагыс тиш экенин көрө алат.
Стандарттык иштетүү жол -жобосун жазыңыз 3 -кадам
Стандарттык иштетүү жол -жобосун жазыңыз 3 -кадам

3 -кадам. Билимиңизди эске алыңыз

Бул эмнеден келип чыгат: Сиз муну жазып жаткан эң жакшы адамсызбы? Процесс эмнени камтыйт билесизби? Кантип туура эмес кетиши мүмкүн? Аны кантип коопсуз кылуу керек? Болбосо, аны башка бирөөгө өткөрүп бергениңиз оң. Туура эмес жазылган-же андан да так эмес-SOP өндүрүмдүүлүктү гана төмөндөтпөйт жана уюштуруу иштеринин ийгиликсиздигине алып келет, бирок ал коопсуз болушу мүмкүн жана сиздин командаңыздан айлана-чөйрөгө терс таасирин тийгизиши мүмкүн. Кыскача айтканда, бул тобокелчилик эмес.

Эгер бул сизге тапшырылган долбоор болсо, анда сиз аны аягына чейин аткарууга мажбурсуз (же милдеттүүсүз), процедураны күн сайын толтуруп тургандардан жардам суроодон качпаңыз. Интервьюну өткөрүү-SOP түзүү процессинин кадимки бөлүгү

Стандарттык операция жол -жобосун жазыңыз 4 -кадам
Стандарттык операция жол -жобосун жазыңыз 4 -кадам

Кадам 4. Кыска же узун формадагы SOPтун ортосунда чечим кабыл алыңыз

Эгерде сиз протокол, терминология ж.б. менен тааныш болгон жеке адамдар тобуна SOP жазып жатсаңыз же жаңыртып жатсаңыз жана текшерүү тизмесине окшош кыска жана тез SOPтун пайдасын көрө турган болсоңуз, анда аны кыска формада жазсаңыз болот..

Негизги максаттан жана тиешелүү маалыматтан тышкары (датасы, автору, ID#ж. Б.), Бул чын эле кадамдардын кыска тизмеси. Эч кандай деталдарга жана тактоолорго муктаждык болбогондо, бул жол

Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 5 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 5 -кадам

5 -кадам. SOP максатын эске алыңыз

Ачык көрүнүп тургандай, сиздин уюмдун ичинде кайра -кайра кайталанган процедураңыз бар. Бирок бул SOPтун өзгөчө пайдалуу болушунун конкреттүү себеби барбы? Коопсуздукту баса белгилеш керекпи? Шайкештик чаралары? Бул тренинг үчүнбү же күнүмдүк негиздеби? Бул жерде сиздин командаңыздын ийгилиги үчүн SOPтун зарылдыгынын бир нече себептери бар:

  • Стандарттардын аткарылышын камсыз кылуу үчүн
  • Өндүрүш талаптарын максималдаштыруу үчүн
  • Процедура айлана -чөйрөгө терс таасирин тийгизбейт
  • Коопсуздукту камсыз кылуу үчүн
  • Баары графикке ылайык өтүшү үчүн
  • Өндүрүштөгү каталардын алдын алуу үчүн
  • Окутуу документи катары колдонулат

    Эгерде сиз SOPтун эмнени баса белгилеши керек экенин билсеңиз, анда жазууңузду ошол пункттардын тегерегинде түзүү оңой болот. Сиздин SOP канчалык маанилүү экенин көрүү оңой

3төн 2 бөлүк: СОП жазуу

Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 6 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 6 -кадам

Кадам 1. Керектүү материалды жаап коюңуз

Жалпысынан алганда, техникалык SOP процедурадан башка төрт элементтен турат:

  • Title page. Буга 1) процедуранын аталышы, 2) SOP идентификациялык номери, 3) чыгарылган же кайра каралган күн, 4) SOP тиешелүү болгон агенттиктин/бөлүмдүн/филиалдын аталышы жана 5) даярдагандардын кол тамгалары кирет. жана SOP тарабынан бекитилген. Бул маалыматты ачык болсо, сиз каалагандай форматтоого болот.
  • Мазмуну. Бул сиздин SOP абдан узун болгондо гана керек, бул маалымдаманын оңойлугун камсыздайт. Жөнөкөй стандарттык схема - бул жерден таба аласыз.
  • Сапатты камсыздоо/Сапатты көзөмөлдөө. Процедура, эгерде аны текшерүү мүмкүн болбосо, жакшы жол -жобо эмес. Керектүү материалдарды жана деталдарды камсыз кылыңыз, андыктан окурман каалаган натыйжаларга жетишкенин текшере алат. Бул иштин баалоо үлгүлөрү сыяктуу башка документтерди камтышы мүмкүн.
  • Шилтеме. Бардык келтирилген же маанилүү шилтемелерди тизмеге киргизүүнү унутпаңыз. Эгерде сиз башка СОПторго шилтеме берсеңиз, зарыл болгон маалыматты тиркемеге тиркеп коюуну унутпаңыз.

    Сиздин уюмдун протоколу башка болушу мүмкүн. Эгерде сиз кайрыла турган мурунтан бар SOPтор бар болсо, бул структурадан баш тартып, буга чейин болгон нерсени карманыңыз

Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 7 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 7 -кадам

Кадам 2. Процедуранын өзү үчүн, сиз төмөнкүлөрдү камтыйт:

  • Колдонуу жана колдонуу чөйрөсү. Башкача айтканда, процесстин максатын, анын чектерин жана кантип колдонулганын сүрөттөп бериңиз. Стандарттарды, жөнгө салуучу талаптарды, ролдорду жана жоопкерчиликти, ошондой эле кириштерди жана чыгууларды камтуу.
  • Методология жана процедуралар.

    Чыгарылыштын эти - керектүү деталдар менен бардык кадамдарды тизмектеңиз, анын ичинде кандай жабдуулар керек. Кезектеги процедураларды жана чечим факторлорун камтыйт. "Эмне болсо" жана мүмкүн болгон тоскоолдуктарды же коопсуздукту эске алыңыз.

  • Терминологияны тактоо. Кыскартууларды, кыскартууларды жана жалпы тилде болбогон бардык фразаларды аныктаңыз.
  • Ден соолук жана коопсуздук боюнча эскертүүлөр. Өз бөлүмүндө жана көйгөй болгон кадамдардын жанында тизмелениши керек. Бул бөлүмгө жалтырабаңыз.
  • Жабдуулар жана жабдуулар.

    Керек болгон нерселердин толук тизмеси жана качан, жабдууларды кайдан табуу керек, жабдуулардын стандарттары ж.

  • Эскертүүлөр жана кийлигишүүлөр. Негизинен, көйгөйлөрдү чечүү бөлүмү. Эмне туура эмес болуп калышы мүмкүн, эмнени издеш керек жана акыркы, идеалдуу продуктка эмне тоскоолдук кылышы мүмкүн экенин жазыңыз.

    • Бул темалардын ар бирине өз бөлүмүңүздү бериңиз (көбүнчө цифралар же тамгалар менен белгиленет), сиздин SOP сөзүңүздү чаташтырбашы үчүн жана оңой шилтеме берүү үчүн.
    • Бул толук тизме эмес; бул процедуралык айсбергдин учу гана. Сиздин уюм көңүл бурууну талап кылган башка аспектилерди көрсөтүшү мүмкүн.
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 8 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 8 -кадам

3 -кадам. Жазууңузду кыска жана окууга оңой кылыңыз

Көрүүчүлөрүңүз муну көңүл ачуу үчүн окууну тандаган жок. Сиз муну кыска жана түшүнүктүү кылгыңыз келет - антпесе алардын көңүлү бурулат же документти коркунучтуу жана түшүнүү кыйын болуп калат. Жалпысынан алганда, сүйлөмдөрүңүздү мүмкүн болушунча кыска кармаңыз.

  • Мына жаман мисал: Аларды колдонууну баштоодон мурун аба шахталарындагы бардык чаңды тазалаганыңызды текшериңиз.
  • Бул жерде жакшы мисал: Колдонуу алдында аба шахталарындагы бардык чаңды соруп алыңыз.
  • Жалпысынан алганда, "сиз" дегенди колдонбоңуз. Муну түшүнүү керек. Активдүү үн менен сүйлөңүз жана сүйлөмдөрдү буйрук этиштери менен баштаңыз.
Стандарттык операция процедурасын жазыңыз 9 -кадам
Стандарттык операция процедурасын жазыңыз 9 -кадам

Кадам 4. Керек болсо, процесстин катышуучулары менен тапшырманы кантип аткарып жатканы тууралуу маектешиңиз

Акыркы кылгыңыз келген нерсе - такыр такталбаган SOP жазуу. Сиз командаңыздын коопсуздугун, анын эффективдүүлүгүн, убактысын бузуп жатасыз, жана сиз белгиленген процессти алып жатасыз жана ага эч кандай акы төлөбөйсүз - сиздин командалаштарыңыз бир аз таарынычтуу болушу мүмкүн. Керек болсо, суроолорду бериңиз! Сиз муну туура кылгыңыз келет.

Албетте, эгер билбесеңиз, бардык ролдорду жана жоопкерчиликти камтыган бир нече булактан сураңыз. Команданын бир мүчөсү стандарттык иштөө тартибин сактай албайт же башка бирөө иштин бир бөлүгүнө катыша алат

Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 10 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 10 -кадам

5 -кадам. Диаграммалар жана схемалар менен тексттин чоң бөлүктөрүн бөлүңүз

Эгерде сизде өзгөчө коркунучтуу бир же эки кадам болсо, анда окурмандарыңызга кандайдыр бир диаграмма же диаграмма менен жеңил кылыңыз. Бул окууну жеңилдетет жана мунун баарын түшүнүүгө аракет кылуудан акылга кыскача тыныгуу берет. Жана ал сизге толук жана жакшы жазылган көрүнөт.

Буларды СОПту көбөйтүү үчүн кошпогула; муну керек болсо же тил ажырымын жоюуга аракет кылсаңыз гана жасаңыз

Стандарттык операция процедурасын жазыңыз 11 -кадам
Стандарттык операция процедурасын жазыңыз 11 -кадам

Кадам 6. Ар бир барак контролдук документтин жазылышына ээ экенин текшериңиз

Сиздин SOP, кыязы, көптөгөн SOPSтун бири - ушундан улам, сиздин уюмда кандайдыр бир маалымдама тутумунун ичинде каталогго ээ болгон чоңураак маалымат базасы бар деп үмүттөнөбүз. Сиздин SOP бул шилтеме тутумунун бир бөлүгү, ошондуктан табуу үчүн кандайдыр бир кодго муктаж. Бул жерде нота пайда болот.

Ар бир баракта кыска аталышы же ID #болушу керек, оңдоонун номери, датасы жана "баракчасы #" жогорку оң бурчунда (көпчүлүк форматтар үчүн). Сизге уюмдун каалоосуна жараша, шилтеме керек (же бул шилтемеде болушу мүмкүн)

3төн 3 бөлүк: Ийгиликти жана тактыкты камсыздоо

Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 12 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 12 -кадам

Кадам 1. Процедураны текшериңиз

Эгерде сиз өзүңүздүн процедураңызды сынап көргүңүз келбесе, анда сиз аны жакшы жазбагандырсыз. Процесстин чектелген билими бар бирөө (же кадимки окурмандын өкүлү) аларды жетектөө үчүн SOPту колдонушу керек. Алар кандай маселелерди чечишти? Эгерде бар болсо, аларга кайрылыңыз жана керектүү жакшыртууларды киргизиңиз.

  • СОПту бир нече кишинин текшериши эң жакшы. Ар кандай адамдарда ар кандай маселелер болот, бул ар кандай (үмүт менен пайдалуу) жоопторго жол ачат
  • Муну эч качан жасабаган адамга процедураны текшерүүнү унутпаңыз. Алдын ала билими бар ар бир адам сиздин билимиңизге таянып, сиздин ишиңизге эмес, максатыңызды бузат.
Стандарттык операция жол -жобосун жазыңыз 13 -кадам
Стандарттык операция жол -жобосун жазыңыз 13 -кадам

Кадам 2. Процедураны иш жүзүндө аткаргандар SOPту карап чыгышы керек

Күндүн аягында, сиздин жетекчилердин СОП жөнүндө кандай ойдо болгону маанилүү эмес. Бул, чынында, маанилүү болгон ишти жасагандар. Демек, сиз өзүңүздүн жумушту жогору жакка тапшыруудан мурун, өзүңүздүн нерселериңизди ошол ишти аткарып жаткан (же жасагандарга) көрсөтүңүз. Алар эмне деп ойлошот?

Аларга катышууга жана процесстин бир бөлүгү катары сезүүгө уруксат берүү, сиз иштеп жаткан SOPту кабыл алуу мүмкүнчүлүгүн арттырат. Анан алар сөзсүз түрдө сонун идеяларга ээ болушат

Стандарттуу иштөө жол -жобосун жазыңыз 14 -кадам
Стандарттуу иштөө жол -жобосун жазыңыз 14 -кадам

3 -кадам. SOPты кеңешчиңиз жана Сапатты камсыздоо тобу карап чыгышы керек

Команда сизге жол көрсөткөндөн кийин, кеңешчиңизге жөнөтүңүз. Алар, балким, чыныгы мазмундун өзүнө азыраак кирише алышат, бирок алар форматтоо талаптарына жооп береби же жокпу, эгерде сизде эч нерсе жок болсо жана аны расмий жана тутумга киргизүү боюнча протокол болсо, сизге кабарлашат.

  • Макулдашуулардын аудит издерин камсыз кылуу үчүн документтерди башкаруу системасын колдонуу менен SOPты жактырууга багыттаңыз. Бул уюмдан уюмга чейин өзгөрөт. Негизинен, сиз бардыгы көрсөтмөлөргө жана эрежелерге жооп берүүсүн каалайсыз.
  • Кол коюу зарыл болот жана азыркы учурда көпчүлүк уюмдарда электрондук кол тамгаларды кабыл алуу көйгөйү жок.
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 15 -кадам
Стандарттык операциялык процедураны жазыңыз 15 -кадам

Кадам 4. Бекитилгенден кийин, СОПту ишке ашыра баштаңыз

Бул жабыр тарткан персонал үчүн формалдуу тренингди камтышы мүмкүн (мисалы, класстык окуулар, компьютердик тренингдер ж. Эмнеси болсо да, ишиңизди ошол жерден алыңыз! Сиз ал үчүн иштегенсиз. Таанууга убакыт келди!

Сиздин SOP учурдагы бойдон кала берерин текшериңиз. Эгерде ал эскирип калса, аны жаңыртыңыз, жаңыртууларды кайра бекитүүнү жана документтештирүүнү алыңыз жана SOPту керек болгон учурда кайра таркатыңыз. Сиздин команданын коопсуздугу, өндүрүмдүүлүгү жана ийгилиги буга байланыштуу

Видео - Бул кызматты колдонуу менен, кээ бир маалыматтар YouTube менен бөлүшүлүшү мүмкүн

Кеңештер

  • Ар бир версия өзгөрүүсү үчүн документтин тарыхы документтештирилгендигин текшериңиз.
  • Сиздикин жазуудан мурун SOPтун эски версиясы бар -жогун текшериңиз. Сиз жөн гана бир нече тез өзгөрүүлөрдү жасай аласыз. Аларды дагы эле документтештирип алыңыз!
  • Кадамдарды түшүндүрүү үчүн жөнөкөй англис тилин колдонуңуз.
  • Тактыгын текшериңиз. Бир нече чечмелөө жок экенин текшериңиз. Процедураны процесси менен тааныш эмес адамга көрсөтүңүз жана ал эмне деп ойлогонун айтсын; сиз таң калышыңыз мүмкүн.
  • Документиңизди жактыруудан мурун карап чыгыңыз.
  • Окурман процесс тууралуу түшүнүктүү болушу үчүн блок -схемаларды жана сүрөттөлүштөрдү колдонуңуз.
  • Мүмкүн болушунча кызыкдар тараптарды тартууну унутпаңыз, документтештирилген процесс чыныгы процесс болуп саналат.

Сунушталууда: