Кесиптик электрондук катты кантип жазуу керек (Сүрөттөр менен)

Мазмуну:

Кесиптик электрондук катты кантип жазуу керек (Сүрөттөр менен)
Кесиптик электрондук катты кантип жазуу керек (Сүрөттөр менен)

Video: Кесиптик электрондук катты кантип жазуу керек (Сүрөттөр менен)

Video: Кесиптик электрондук катты кантип жазуу керек (Сүрөттөр менен)
Video: Электрондук почта аркылуу кат,документтерди жиберуу 2024, Март
Anonim

Электрондук почта - бизнес байланыштын маанилүү бөлүгү, ошондуктан аны туура кабыл алуу өтө маанилүү. Электрондук каттар, адатта, каттар сыяктуу формалдуу болбосо да, алар дагы деле профессионалдуу болуп, сиздин жана бизнесиңиздин, жамаатыңыздын же позицияңыздын жакшы образын көрсөтүшү керек. Этикетке туура келген бизнес -каттарды түзүү жана кесипкөйлүктү камсыз кылуу үчүн бул окуу куралындагы кадамдарды аткарыңыз.

Кадамдар

4 ичинен 1 -бөлүк: Электрондук катка кайрылуу

Кесиптик электрондук почта жазуу 1 -кадам
Кесиптик электрондук почта жазуу 1 -кадам

Кадам 1. Электрондук почтаңызга кайрылыңыз

Алуучунун электрондук почта дарегин Кимге жазыңыз. Байланыштарды электрондук почта аркылуу жөнөтүүнү кааласаңыз, алардын жоопторун кубаттаңыз.

  • Бул талаа билдирүү түздөн -түз таасир эткен адамдар үчүн. Эгерде сиз кимдир бирөө сиздин электрондук почтаңызга жооп кылып бир нерсе кылышын күтүп жатсаңыз, анда алар кимге керек.
  • Электрондук почтаңыздын баштапкы сабына Сиздин талааңыздагы бардык адамдарды кошуу жакшы идея. Ошентип, баардыгын башынан эле баарлашууга катыштырып, баарына баарлашууга башка кимдер катышып жаткандыгын маалымдайсыз.
  • Эгерде сиз кимге төрттөн ашык кишини киргизген болсоңуз, "Салам командасы" же "Кутмандуу таңыңар" сыяктуу электрондук почтаңызды баштап, жалпы топко кайрылыңыз.
  • To талаасы сиз каалагандай көп даректер үчүн колдонулушу мүмкүн. Эсиңизде болсун, түздөн -түз тиешеси бар жана иш -аракет кылышы керек болгон ар бир адам To талаасына кошулушу керек.
Кесиптик электрондук почта жазуу 2 -кадам
Кесиптик электрондук почта жазуу 2 -кадам

Кадам 2. Cc талаасын колдонуңуз (милдеттүү эмес)

Cc (же көмүртек көчүрмөсү) талаасы, бул боюнча жооп берүү же чара көрүү милдеттенмеси же талабы жок, башкаларды "айланта" кармоо ыкмасы катары колдонулат. Тиешелүү маалыматты же жаңыртууларды бир гана өнөктөштөргө таркатуу үчүн Cc талаасын ойлонуп көрүңүз. Даректерди Cc талаасына кошуу үчүн, Cc талаасын чыкылдатып, ичине каалагандай көп даректерди териңиз.

Качан бир нече өнөктөштөрдү жаздырганда, ар бир алуучу электрондук каттын тизмесине кире алат

Кесиптик электрондук кат жазыңыз 3 -кадам
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 3 -кадам

Кадам 3. Bcc талаасын колдонуңуз (милдеттүү эмес)

Жашыруун көчүрүүнүн негизги максаты - бири -бирин тааныбаган байланыштар тобуна электрондук кат жөнөтүү. Жашыруун көчүрмө талаасы (сокур көмүртектин көчүрмөсү) бир нече байланышка кабарды башка ким алганын билбей туруп жөнөтүүгө мүмкүндүк берет. Жашыруун көчүрүү дарегине даректерди кошуу үчүн, жөн гана талааны чыкылдатып, камтуусуңуз керек болгон ар бир электрондук катты териңиз.

  • Бирин -бири тааныбаган бир нече өнөктөштөргө электрондук кат жөнөтүү үчүн жашыруун маалымат талаасын колдонуңуз. Бул алуучулардын тизмесин ар бир алуучуга эмес, жөнөтүүчүгө гана көрүнүп турушу менен ар бир алуучунун купуялыгын коргойт.
  • Жүздөгөн адамдарга электрондук кат жөнөтүүдө Bcc талаасын колдонуңуз.
  • Байланыштарыңыз кимге же кимге жашыруу талааларында кат жөнөтүлгөнүн көрө алат, бирок Bcc талаасында эмес.
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 4
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 4

Кадам 4. электрондук почта Cc жооп

Эгерде сиз Cc электрондук почтасына кирген болсоңуз, анда сиз баарлашууга камтылган башка өнөктөштөрдүн бир бөлүгү болушуңуз мүмкүн жана жөнөтүүчү сизден эч кимден жооп издеп же күтпөй калышы мүмкүн. Эгер сизге жооп берүү керек болсо, жообуңуздун мүнөзү жана ал кимге тиешелүү экенин ойлонуп көрүңүз. Эгерде сизде жөн эле электрондук каттын жазуучусу үчүн жазуу болсо, "Жөнөтүүчүгө жооп берүүнү" тандай аласыз же эгер маалымат баарлашууга катышкандардын баарына тиешелүү болсо гана "Баарына жооп бере аласыз".

  • Сиздин комментарийлериңиз бардык топ үчүн маанилүү болгондо гана "Баарына жооп берүү" талаасын колдонмоксуз.
  • Электрондук почтадагы бардык алуучуларга жооп берүүнү тандоодо этият болуңуз. Мүмкүн болушунча башка адамдардын кирүү кутуларына эч кандай тиешеси жок маалыматты толтуруудан алыс болуңуз.
Кесиптик электрондук почта жазуу 5 -кадам
Кесиптик электрондук почта жазуу 5 -кадам

Кадам 5. Электрондук почта дарегине жооп берүү

Эгер сиз жашыруун электрондук почта дарегине кошулган болсоңуз, анда сиз катты жөнөтүүчүгө жооп берүү мүмкүнчүлүгүнө ээ болосуз жана ошондой эле жашыруун маалыматты алган башка алуучулардын тизмесин көрө албайсыз. Жөнөтүүчүгө кат жазуу үчүн Жооп берүү баскычын чыкылдатыңыз.

Кесиптик электрондук кат жазыңыз 6
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 6

Кадам 6. Кыска жана так теманын аталышын колдонуңуз

Электрондук почтаңыздын темасын же мүнөзүн сүрөттөө үчүн мүмкүн болушунча аз сөздөрдү колдонуңуз. Теманы бир же эки бүдөмүк термин менен толтуруунун ордуна, алуучу сиздин электрондук почтаңыздан эмнени күтө турганын билип алыңыз. Болбосо, ал күтүлгөндөй таасир бере албайт. Электрондук почтага теманы жеткирүүдө мүмкүн болушунча конкреттүү болгула. Төмөнкүдөй нерселерди байкап көрүңүз:

  • "Лидерлик жолугушууну жаңыртуу"
  • "Түшкү тыныгууга байланыштуу маселе"
  • "12 -мартка болгон жолугушууга сереп"

4 ичинен 2 -бөлүк: Электрондук почта түзүү

Кесиптик электрондук почта жазуу 7 -кадам
Кесиптик электрондук почта жазуу 7 -кадам

Кадам 1. Стандарттык түзүлүшкө жабышыңыз

Кесипкөй электрондук почтага кайрылганда, аны таза, кыска жана так сактоо маанилүү. Эмнени айтуу керектигин айт жана аны ошол бойдон сакта. Сизге эң ылайыктуу болгон өзүңүздүн структураңызды өнүктүрө аласыз. Бул жерде карап чыгуунун негизги структурасы:

  • Сиздин саламдашууңуз
  • Жагымдуу
  • Сиздин максат
  • Аракетке чакырык
  • Жыйынтыктоочу билдирүү
  • Сиздин колуңуз
Кесиптик кат жазуу 8 -кадам
Кесиптик кат жазуу 8 -кадам

Кадам 2. Саламдашууңузду жазыңыз

Кесипкөй жана татаал нерселерди сактап калуу үчүн, электрондук почтаңызды ар дайым "Урматтуу Лу мырза" сыяктуу расмий куттуктоо менен ачыңыз. Алуучу менен болгон мамилеңизге жараша, аларга күтүлгөндөй кайрылсаңыз болот, же алардын аты -жөнү, же жөн эле аты менен. Эгерде сиз ал кишинин ысымына негизделбесеңиз, аларды таарынтып албаш үчүн фамилиясын карманыңыз.

  • Эгерде мамилеңиз өтө кокусунан болсо, анда "Hi Gabe" деп да айта аласыз. Көпчүлүк учурда, жөнөкөй "Урматтуу Мари" менен ачуу абдан жакшы. Эгерде жазышууңуздун мүнөзү бир аз формалдуу нерсени талап кылса, анда кыска жана таттуу нерселерди сактоо үчүн алуучунун атын гана салам катары колдонуу эң коопсуз.
  • Эгер алуучунун атын билбесеңиз, анда: "Кимге тиешеси бар" же "Урматтуу мырза/айым" колдоно аласыз.
  • Эгерде сиз кимге алуучу тобуна электрондук кат жазсаңыз жана жоопту талап кылсаңыз, аларды топ катары учурашыңыз (эгер алуучулардын саны төрт же андан көп болсо) же алардын ар биринин ысымын саламдашууга кошуңуз..
  • Эгерде сиз Cc менен электрондук кат жөнөтүп жатсаңыз, эгерде сизде алуучулардын саны көп болсо, жалпы топко кайрылыңыз, антпесе куттуктоого ар бир алуучунун атын кошуңуз.
  • Эгерде сиз BCC менен электрондук кат жөнөтүп жатсаңыз, "Салам баарына" сыяктуу нерсени ачуу менен топко кайрылыңыз.
  • Эгерде сиз кимдир бирөөгө биринчи жолу электрондук кат жөнөтүп жатсаңыз, анда кыскача тааныштырып, ким экениңизди бир сүйлөм менен билдириңиз. Мисалы: "[X event] сиз менен жолугушуу абдан жакшы болду."
  • Эгерде сиз киришүү керек экендигин билбесеңиз жана алуучу менен мурда байланышкан болсоңуз, бирок алар сизди эстеп калаарын билбесеңиз, ишеним катыңызды электрондук почта колуңузда калтырсаңыз болот.
Кесиптик электрондук почта жазуу 9 -кадам
Кесиптик электрондук почта жазуу 9 -кадам

3 -кадам. Дароо өзүңүздү аныктаңыз

Атыңызды жана расмий наамыңызды же позицияңызды билдирүү алуучуга болжолдоолордун кереги жок билдирүүнүн ким экенин айтууга жардам берет. Бул сиз эч качан жолукпаган адамга жазып жатсаңыз өзгөчө маанилүү. Сиздин атыңыз жумуш электрондук почтаңызда камтылган болсо да, башка адамга сиздин ким экениңизди билдирүү жалпы сылыктык.

  • Жалпы алаканы же бөлүшүлгөн тажрыйбаны белгилөө менен алуучунун кызыгуусун арттырыңыз ("Биз былтыр Торонтодо жыл сайын өткөрүлүүчү Аялдар Лидерлер конференциясында таанышканбыз").
  • Эгерде сиз жазып жаткан адам менен тааныш болсоңуз, киришүүнү өткөрүп жиберүү туура.
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 10
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 10

Кадам 4. Алуучуга кыскача рахмат

Сиздин окурманыңыз бош эмес, ошондуктан сиздин электрондук почтаңызды окууга убакыт бөлгөнүн моюнга алуу - бул жагымдуу жаңсоо. Андан тышкары, бул сиздин жазууңуздун себебин аларга билдирүү үчүн биринчи мүмкүнчүлүгүңүз болот. "Изилдөө гранты сунушумду карап чыкканыңыз үчүн рахмат", алуучуга билиши керек болгон нерселерди айтып жатып, достук маанай тартуулайт.

Ыраазычылыгыңызды билдирүү менен электрондук почта билдирүүсүн баштоо, урмат -сыйды көрсөтөт, бул билдирүүнү суук же жеке эмес деп айтуудан сактайт

Кесиптик электрондук кат жазыңыз 11
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 11

Кадам 5. Электрондук почтаңыздын себебин билдириңиз

Эгерде сиз байланыш линиясын баштап жатсаңыз, анда сиз алуучуларга электрондук почтанын эмнени билдирерин айтууга жооптуусуз. Максатыңызды эрте билдирүү маанилүү. Бизнес -өнөктөштөр сиздин электрондук почтаңызды тез окуп, пунктка жетүүнү каалашат. Бир мүнөт бөлүп туруп, эмне үчүн муну жазып жатканыңызды жана алуучуну көрүү үчүн сизге эмне үчүн керек экенин сураңыз. Бул бош чичаттан алыс болууга жана профессионалдуу электрондук почта үчүн кууп жетүүгө жардам берет. Бул өзүңүзгө: "Бул электрондук почта чынында эле керекпи?" Дагы, өтө зарыл болгон каттарды гана жөнөтүү, сиз электрондук кат жөнөтүп жаткан адамга болгон урмат -сыйыңызды көрсөтөт. Электрондук почтаңызды жазууга даяр болгондон кийин, төмөнкүдөй нерседен баштоого аракет кылыңыз:

  • "Мен сураш үчүн жазып жатам …"
  • "Мен шилтеме кылып жазып жатам …"
  • "Сураныч, бул өзгөртүүлөрдү карап чыгууга жана мага өз пикириңизди билдирүүгө убакыт бөлүңүз …"
Кесиптик электрондук почта жазуу 12
Кесиптик электрондук почта жазуу 12

Кадам 6. Алуучуга рахмат (милдеттүү эмес)

Эгерде сиз кардардын суроосуна жооп берип жатсаңыз, же кимдир бирөө сиздин электрондук почтаңызга жооп берген болсо, анда сиз ыраазычылык сап менен башташыңыз керек. Мисалы:

  • "Мага кайра алуу үчүн рахмат…"
  • "Бул маселеге көңүл бурганыңыз үчүн рахмат …"
  • "Ocean Safari Scuba менен байланышканыңыз үчүн рахмат …"
  • Окурманга ыраазычылык билдирүү, сылык, профессионалдуу жана алуучу менен жакшы мамиледе болуунун эң сонун жолу.
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 13
Кесиптик электрондук кат жазыңыз 13

Кадам 7. Электрондук почтаңыздын денесин кыска жазыңыз

Бизнес каттар менен азыраак киргизсеңиз жакшы болот. Жөнөткөн ар бир электрондук почтаңызды бир нерсеге жакын кылыңыз. Эгерде сиз башка долбоор жөнүндө сүйлөшкүңүз келсе, башка электрондук кат жазыңыз.

  • Керектүү нерселердин баарын беш сүйлөм менен жеткирүүгө аракет кылыңыз. Айтканыңдын баарын айт, мындан ары. Кээде электрондук почтаңызды беш сүйлөм менен чектөө мүмкүн болбой калат. Көбүрөөк маалымат камтуу керек болсо, кабатыр болбоңуз.
  • Электрондук почтаңыздын негизги бөлүгүнө бардык тиешелүү маалыматты жана алуучуларыңыздан талап кылынышы мүмкүн болгон нерселерди киргизиңиз.
Кесиптик электрондук кат жазуу 14
Кесиптик электрондук кат жазуу 14

Кадам 8. Аракетке чакырууну кошуңуз (милдеттүү эмес)

Эгер сизге алуучунун бир нерсе кылышы керек болсо, алар эмне кылууну же качан жасаарын билишет деп ойлобоңуз. Аларга эмне керек экенин так сүрөттөп, жардам бериңиз. Бир нерсе айт:

  • "Сиз мага ошол файлдарды бейшембиге чейин жөнөтө аласызбы?"
  • "Муну кийинки эки жумада жаза аласызбы?"
  • "Сураныч, Томаска бул жөнүндө жаз, жана качан мындай кылганыңды мага билдир."
  • Сурооңузду суроо катары структуралоо жооп берүүгө түрткү берет. Сиз: "Муну кылганда мага билдириңиз" деп айта аласыз.
Кесиптик электрондук почта жазуу 15
Кесиптик электрондук почта жазуу 15

Кадам 9. Алуучуга сиз алардын артынан күтүүсүн айт

Эми сиз аракет кылууга чакырууну сунуштаганыңыздан кийин, окурманыңызга туура багытта түрткү бериңиз. Мисалы, каржылык отчетту кароо өтүнүчү "бул сандар жөнүндө оюңузду билдириңиз" сыяктуу өтүнүч менен коштолушу мүмкүн. Ошентип, экинчи тарап аларга берилген маалымат менен эмне кылуу керек экенин ойлонбой калышпайт.

  • Сиз уккусу келген белгилүү бир убакыт алкагын сунуштоо ("бул документтерди бейшемби күнкү жолугушууга чейин уюштуруп койсок идеалдуу болмок") тезирээк жооп берүүнү камсыздайт.
  • Маанилүү каттарга 24 сааттын ичинде жооп берүүгө аракет кылыңыз.
Кесиптик электрондук кат жазуу 16
Кесиптик электрондук кат жазуу 16

Step 10. Сиздин жабууну кошуу

Электрондук каттарыңызды профессионалдуу кармоо үчүн, электрондук почтаңызды окурманыңызга дагы бир рахмат же расмий коштошуу менен бүтүрүңүз:

  • "Сабырдуулугуңуз жана кызматташууңуз үчүн рахмат"
  • "Көңүл бурганыңыз үчүн рахмат"
  • "Эгерде сизде кандайдыр бир суроолор же тынчсыздануулар болсо, мага тартынбаңыз"
  • "Мен сизден жооп күтөм".
  • Электрондук почтаңызды "Урматтоо менен" же "Терен урматтоо" сыяктуу ысымыңыздын алдында туура жабуу менен бүтүрүңүз.
  • Окурман менен жакшы дос болбосоңуз, "Салам" сыяктуу кокусунан жабылып калуудан алыс болуңуз, анткени жабуунун бул түрлөрү анча профессионалдуу эмес.
Кесиптик электрондук кат жазуу 17
Кесиптик электрондук кат жазуу 17

Кадам 11. Атыңызга кол коюңуз

Кесиптик электрондук катта сиздин кол тамгаңыз төмөнкүлөрдү камтууга тийиш:

  • Сиздин атыңыз.
  • Сиздин жумуш наамыңыз.
  • Вебсайтыңызга шилтеме.
  • Социалдык медиа эсептерине шилтемелер (милдеттүү эмес).
  • Керектүү байланыш маалыматы.
Кесиптик электрондук почта жазуу 18
Кесиптик электрондук почта жазуу 18

Кадам 12. Ыңгайлаштырылган кол коюу менен чыгуу

Электрондук почтанын ылдый жагындагы кол алуучуга сиз ким экениңиз жөнүндө керектүү болгон бардык маалыматты бериши керек, андыктан билдирүүнүн ичинде өзүңүздү тааныштыруунун кажети жок. Толук аты -жөнүңүздү, компанияңыздын аталышын, наамыңызды же кызмат ордуңузду, өзүңүзгө жаккан электрондук почта дарегиңизди жана телефон номериңизди жазыңыз.

  • Кыйынчылыктардан кутулуу үчүн, колдонуучуңуздун каалаган кол тамгасын сактап коюңуз, ал келечектеги билдирүүлөрдө автоматтык түрдө көрсөтүлөт.
  • Социалдык медиа эсептериңизге шилтемелерди берүү бейтааныш байланыштарга сиз жөнүндө толук сүрөттү берет.
  • Керексиз деталдар, цитаталар же графика менен колуңузду койбоңуз.

4 ичинен 3 -бөлүк: Email Кесипкөйлүгүн жеткирүү

Кесиптик электрондук кат жазуу 19
Кесиптик электрондук кат жазуу 19

Кадам 1. Профессионалдуу обон кармаңыз

Ишкердик каттарды жөнөтүүдө, башаламандыкты же туура эмес чечмеленүүнү болтурбоо үчүн, сиз колдонуп жаткан тилге өзгөчө көңүл буруу маанилүү. Жалпысынан алганда, сиз электрондук почта аркылуу жетекчиңизге же кесиптештериңизге жеке айтпай турган эч нерсе айтпашыңыз керек. Сиздин сөзүңүз өзүңүздү андай сезбеген жагдайларда деле дайыма тынч, сылык жана жылуу болушу керек.

  • Электрондук почтаңызды жазгандан кийин, туура обонду кармаганыңызды аныктоо үчүн аны өзүңүзгө окуп бериңиз.
  • Айтпаса деле жаргандын же ар кандай сөгүнүүдөн алыс болуңуз.
  • Юмор көбүнчө жумуш ордунда баалуу сапат болуп саналат, ал эми жумушка байланыштуу электрондук почта, адатта, ал үчүн туура унаа эмес.
Кесиптик электрондук кат жазуу 20
Кесиптик электрондук кат жазуу 20

Кадам 2. Адегенде эң маанилүү маалыматты тапшырыңыз

Мурда да айтылгандай, сиз алуучунун табагында көп нерселер бар деп ойлошуңуз керек жана убактыңыздын көп бөлүгүн албоого аракет кылыңыз. Көңүл бургандары үчүн аларга рахмат айткандан кийин, сөздүн аягына чыккыла. Сөздү кыйнабаңыз же өтө деталдуу киришүү керек деп ойлобоңуз. Жазышуунун жөнөкөй ыкмаларынан айырмаланып, профессионалдык каттар сылык, бирок түз болушу керек.

  • Киришүү сүйлөмүн сынап көрүңүз: "Мүчөлүгүңүздүн мөөнөтү бүткөндүгүн жана мүчөлүк жеңилдиктерин алууну улантуудан мурун жеке өзүңүздү жаңыртуу керектигин сизге билдирүү үчүн жазып жатам". Сиз андан кийин алуучуга чара көрүү үчүн керектүү деталдарга көз салсаңыз болот.
  • Көпчүлүк адамдар ар бир сөздү окугандан көрө электрондук каттарды сканерлешет. Негизги максатыңыз башталышка канчалык жакын болсо, аны алуучу ошончолук ыктымал.
Кесиптик электрондук кат жаз 21
Кесиптик электрондук кат жаз 21

Кадам 3. Калганын кыска жазыңыз

Максатыңарды айткандан кийин, максатсыз чуркоонун мааниси жок. Калган жериңиз менен, айтууга арзый турган башка деталдарды бериңиз. Ар дайым кыска, жөнөкөй сөздөрдү жана фразаларды колдонуп, маанини мүмкүн болушунча чечмелеңиз.

  • "Беш сүйлөм эрежесин" караңыз-беш сүйлөмдөн кыска билдирүүлөр тез же орой болуп кетиши мүмкүн, ал эми беш сүйлөмдөн ашык нерсе окурманыңыздын көңүлүн алуу коркунучуна алып келет.
  • Эгерде кандайдыр бир себептерден улам чоң көлөмдөгү маалыматты киргизишиңиз керек болсо, аны өзүнчө тиркеме катары жасаңыз.
Кесиптик электрондук почта жазуу 22
Кесиптик электрондук почта жазуу 22

Кадам 4. Таза ойду же өтүнүчтү жеткирүү

Жазууңуздун себебин айткандан кийин, окурманга кандай жооп берүүнү каалаарыңызды тактап бериңиз. Эгерде алар билиши керек болгон нерсе болсо, аларга айт; эгер алар эмне кылышы керек болсо, алардан сураңыз. Алар сиздин билдирүүңүздү окуп бүткөндө, алуучу жоопту даярдоого даяр болушу керек.

  • Тажрыйбалуу коммуникаторлор муну "аракетке чакыруу" деп аташат жана бул сиздин диалогдун максаттын так маанисин сактоосун камсыз кылуунун жакшы жолу.
  • Профессионалдык электрондук почтадагы аракетке чакыруу "бул электрондук почта менен камсыздалган коопсуздук номерин жаттап алууңуз маанилүү" же "жайдын жеткиликтүүлүгүн айдын аягына чейин жаңыртыңыз" деген сыяктуу сөздөрдү билдириши мүмкүн.
Кесиптик электрондук кат жазуу 23
Кесиптик электрондук кат жазуу 23

Кадам 5. Электрондук почтаңызды бир темага чектөө

Алуучуну дароо өтө көп маалымат менен беттештирүү, аларды чөгүп кетиши мүмкүн. Электрондук почтаңыздын көлөмүн бир же эки тиешелүү темага чектөө жакшы. Бул окурманга эмне болуп жатканын тезирээк түшүнүүгө мүмкүндүк бербестен, билдирүүңүздү кыскача сактоого жардам берет.

Бир нече тема же суроо бир нече электрондук кат үчүн корголушу керек

4 ичинен 4 -бөлүк: Email жөнөтүү

Кесиптик электрондук почта жазуу 24
Кесиптик электрондук почта жазуу 24

Кадам 1. Электрондук почтаңызды жөнөтүүдөн мурун аны текшериңиз

Кабарыңыздын үстүнөн кылдаттык менен кайтыңыз, анда эч кандай ката, туура эмес жазуу же түшүнүксүз сүйлөм жок экенине ынануу үчүн. Байкоосуз каталар сизди жана сиз өкүлү болгон компанияны начар чагылдырышы мүмкүн.

  • Кокустан байкоочулукту болтурбоо үчүн, электрондук почта платформаңыздын орфографияны текшерүүчү мүмкүнчүлүгүн колдонуңуз.
  • Электрондук почтаңыздын сиңирилишин жеңилдетиши мүмкүн деп ойлогон форматтоого акыркы мүнөттөрдө өзгөртүүлөрдү киргизүү үчүн бул убакытты алсаңыз болот.
Кесиптик электрондук почта жазуу 25
Кесиптик электрондук почта жазуу 25

Кадам 2. Мүмкүн болсо, электрондук почтаңызды жөнөкөйлөтүңүз

Эсиңизде болсун, алуучуларыңыз бош эмес жана алар электрондук почтанын этине тез жетүүнү каалашат. Артка бир кадам таштап, электрондук почтаңызды баалаңыз. Бул жерде карап кээ бир нерселер болуп саналат:

  • Кыска сүйлөмдөрдү, сөздөрдү жана абзацтарды колдонуңуз. Бул электрондук почтаны тез жана оңой окууга жана түшүнүүгө жардам берет.
  • Эгерде бир сөздү кесүү мүмкүн болсо, аны кесип салыңыз. Сүйлөмдөрүңүздү мүмкүн болушунча кыскартыңыз.
Кесиптик электрондук кат жазуу 26
Кесиптик электрондук кат жазуу 26

Кадам 3. Электрондук почтаңызга кылдат текшерүү бериңиз

Кесиптик каттар кылдат текшерүүнү талап кылат. Электрондук почтаңызды өзүңүзгө үн чыгарып окуңуз. Бул көптөгөн орфографиялык жана грамматикалык каталарды табууга жардам берет. Өзүңүзгө суроо бериңиз:

  • Менин электрондук почтам ачыкпы?
  • Менин электрондук почтам туура эмес түшүнүлүшү мүмкүнбү?
  • Мен алуучу болсом кандай болмок?
Кесиптик электрондук кат жазуу 27
Кесиптик электрондук кат жазуу 27

Кадам 4. Аны профессионалдуу кармаңыз

Кесипкөй электрондук почтаңызда инсандыгыңызды көрсөтүүнүн кажети жок. Кааласаңыз, сиз муну жазуу стилиңиз аркылуу тымызын көрсөтүүгө уруксат берсеңиз болот, бирок смайликтерден, чаттын кыскартууларынан (LOL сыяктуу) же түстүү шрифттерден жана фондордон алыс болуңуз.

  • Смайликтерди же чат аббревиатураларын колдонуунун ылайыктуу учуру - бул сиз жазган адамдын электрондук почта тилин чагылдыруу.
  • Сүйлөгөндөй жаз. Бул сиздин электрондук почтаңызды кыска, достук жана жагымдуу кылууга жардам берет.
  • Электрондук катта алуучуга жеке айтпай турган эч нерсе айтпаңыз.
Кесиптик электрондук кат жазуу 28
Кесиптик электрондук кат жазуу 28

Кадам 5. Электрондук почтаңызды жөнөтүңүз

Сиз электрондук катты текшергенден кийин жана бардык керектүү маалыматты киргизип, ар бир алуучуну тиешелүү талаага кошкондон кийин, жөнөтүү баскычын басыңыз.

Видео - Бул кызматты колдонуу менен, кээ бир маалыматтар YouTube менен бөлүшүлүшү мүмкүн

Кеңештер

  • Эсиңизде болсун, адамдар электрондук каттарды тез окууну каалашат, андыктан сүйлөмдөрүңүздү кыска жана түшүнүктүү кылыңыз.
  • Эгерде сиз алуучу же анын иши жөнүндө оң нерсени айта алсаңыз, анда муну жасаңыз. Сиздин сөздөр бекер болбойт.
  • Кол коюңуз. Бул ар бир электрондук почтага киришиңиз керек болгон маалыматты бөлүшүүнүн кыска ыкмасы. Бул маалыматты колуңузга коюу менен, сиз электрондук почтаңыздын кыска бөлүгүн сактайсыз.
  • Эгерде алуучу сизге кандайдыр бир жол менен жардам берсе, аларга ыраазычылык билдирүүнү унутпаңыз. Сизге жардам берүү алардын милдети болгон учурда да сиз муну кылышыңыз керек.
  • Электрондук каттарды жазууну жакшырткыңыз келеби? Билдирүүңүз башкы директорго жөнөтүлө тургандай жазууга аракет кылыңыз. Бул сиздин үнүңүздү жана тилиңизди ырааттуу жана профессионалдуу сактоого жардам берет.
  • Өзүңүздүн жана компанияңыздын профессионалдуу образын көрсөтүү үчүн грамматикага, орфографияга жана пунктуацияга кылдат көңүл буруңуз.
  • Бетме-бет сүйлөп жаткандай жазуу менен кыскача жазыңыз.
  • Электрондук почта жазууну баштоодон мурун, анын зарыл же керек эместигин аныктоо үчүн бир аз убакыт бөлүңүз. Көпчүлүк учурларда, ошол эле маалыматты жөнөкөй телефон чалуу же башка бөлүмгө кыска жөө баруу аркылуу жеткирсе болот.
  • "Сураныч" жана "рахмат" деп айтууну унутпаңыз. Адеп -ахлак жакшы кесиптик мамилелерди түзүүдө чоң жолду басып өтөт.
  • Алуучунун дарегин киргизүү үчүн текшерүү бүткөнчө күтө туруңуз. Бул кокустан кат бүткөнгө чейин жөнөтүүдөн сактайт.
  • Эффективдүү каттарды жазуу башка нерселерге окшош. Канчалык көп машыгсаңыз, ошончолук жакшы болот.

Эскертүүлөр

  • Cc талаасы менен этият болуңуз. Эгерде сиз бири -бириңизди билбеген, бирок баардыгы маалыматты билиши керек болгон көптөгөн байланыштарды электрондук почта аркылуу жөнөтүп жатсаңыз, алардын купуялыгын коргоо үчүн жашыруун көчүрмөсүн колдонууну унутпаңыз.
  • Бардыгына жооп берүү параметрин үнөмдүү колдонуңуз. Жообуңузду билүүгө муктаж болгондорго гана жөнөтүңүз.
  • Расмий эмес текст жаргонун же кыскартууларын колдонуудан алыс болуңуз ("LOL", "ICYMI," "TTYL," ж. Б.). Бул окурмандарга түшүнүксүз болушу мүмкүн жана жумушка байланыштуу электрондук катта орун жок.
  • Билдирүүңүздү бардык баш тамгалар же кичине тамгалар менен жазбаңыз.

Сунушталууда: